Yksityisyydensuoja

PostNordin yksityisyydensuojakäytäntö

Johdanto

PostNord AB (julk.) ja sen konserniyhtiöt kunnioittavat yksityisyydensuojaasi. Tässä yksityisyydensuojakäytännössä kerrotaan, miten PostNord Oy (jäljempänä PostNord tai me) käsittelee henkilötietojasi. Kerromme myös meihin liittyvistä oikeuksistasi ja näiden oikeuksien käyttämisestä.

Käytäntö koskee:

• yritysasiakkaitamme
• henkilöitä, jotka ovat toimittamiemme sähköisten tai fyysisten lähetysten (paketit ja tavarat) vastaanottajia 
• verkkosivuillamme, sovelluksissamme, alustoillamme ja sosiaalisen median kanavissamme (Digitaaliset kanavat) vierailevia
• markkinointitoimiin, kilpailuihin ja asiakastutkimuksiin osallistuvia
• henkilöitä, jotka ovat meihin yhteydessä muilla tavoin, kuten asiakaspalvelumme kautta
• henkilöitä, jotka asioivat toimipisteissämme.

Tavoitteenamme on tarjota jokaiselle kanssamme asioivalle henkilölle varmuus siitä, että hänen yksityisyyttään kunnioitetaan ja että hänen henkilötietojaan käsitellään asianmukaisesti. PostNord noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Euroopan unionissa (EU) ja Euroopan talousalueella (ETA) sovelletaan yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja täydentävää kansallista lainsäädäntöä.

Tämä yksityisyydensuojakäytäntö koskee yleisesti henkilötietojen käsittelyämme. Jos sinulle esitetään palveluidemme oston yhteydessä tai muussa yhteydessä toinen tiedotusluontoinen teksti henkilötietojen käsittelystä, kyseistä tekstiä sovelletaan tämän yleisen yksityisyydensuojakäytännön sijaan.

Mitä henkilötiedoilla ja henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka voidaan suoraan tai epäsuoraan muiden tietojen yhteydessä yhdistää elossa olevaan henkilöön. Henkilötiedoiksi luokitellaan siis useita erityyppisiä tietoja, kuten nimi ja yhteystiedot, IP-osoitteet, kilpailuosallistumisten sisällöt, tehdyt valinnat ja mieltymykset.

Henkilötietojen käsittelyksi katsotaan kaikki toimet, jotka liittyvät henkilötietoihin, kuten henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen, työstäminen, käyttäminen eri tarkoituksiin, muuttaminen tai tuhoaminen.

Mitä SINUUN LIITTYVIÄ henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin?

Kun ostat palveluitamme yritysasiakkaanamme

Kun ostat palveluitamme, käsittelemme esimerkiksi nimi-, postiosoite-, sähköpostiosoite- ja puhelinnumerotietojasi, mahdollisia tietoja lähetyksen sisällöstä ja vastaanottajan tietoja. Joissakin tapauksissa käsittelemme myös, mieltymyksiin ja käyttäytymistapoihin liittyviä tietoja sekä tietoa siitä, oletko valtakirjan haltija tai laillinen edustaja.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Tilaamasi palvelun tarjoaminen kanssasi solmitun sopimuksen mukaisesti, mukaan lukien palvelun kuvaus ja palvelun erityisehdot.
• Lisäpalveluiden tarjoaminen.
• Reklamaatioiden, korvausvaateiden ja palautusten hallinnoiminen tai asiakaspalveluumme tehtyjen yhteydenottojen käsitteleminen.
• Markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen muun muassa postitse, sähköpostitse ja tekstiviestillä. Voit kieltäytyä vastaanottamasta uusia viestejä kussakin sähköpostiviestissä tai tekstiviestissä olevasta linkistä tai ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta.
• Digitaalisten kanaviemme kävijöiden analysoiminen ja ryhmitteleminen heidän valintojensa, priorisointiensa ja mieltymystensä perusteella eli niin sanottu profiloiminen, jonka tarkoituksena on tarjota sinulle räätälöityä olennaista sisältöä, kuten suosituksia, mainoksia ja tarjouksia.
• Asiakastutkimusten tekeminen.
• Petosten, huijausten ja PostNordin palveluiden väärinkäytön ehkäiseminen ja havaitseminen sekä niihin puuttuminen.
• Jokaisen toimitiloissamme oleskelevan tai asioivan henkilön turvallisuuden varmistaminen kameravalvonnalla.
• Anonymisoitujen tilastojen laatiminen PostNordin palveluiden käytöstä.
• PostNordin palveluiden ja niiden tarjoamiseen tarvittavien teknisten alustojen ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja parantaminen.
• Mukautettujen kohderyhmien luominen, jotta voimme lähettää sinulle räätälöityjä tarjouksia ja mainoksia PostNordin Digitaalisissa kanavissa, sillä edellytyksellä, että olet antanut suostumuksesi tähän. Voit milloin tahansa perua suostumuksesi käyttämällä suostumuksen perumistyökaluja siinä Digitaalisessa kanavassa, jossa kohdistettua markkinointia ja mainontaa esiintyy. Jos tällaisia työkaluja ei ole käytettävissä, voit perua suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta.

 

Kun olet toimittamiemme lähetysten vastaanottaja tai palautat vastaanottamasi lähetyksen

Kun olet PostNordin toimittamien lähetysten vastaanottaja tai palautat vastaanottamasi lähetyksen, käsittelemme esimerkiksi nimi- ja osoitetietojasi, yhteystietojasi, mahdollisesti tietoja lähetyksistä ja niiden sisällöistä. Joissakin tapauksissa käsittelemme myös henkilötunnustasi.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Lähetysten toimittaminen oikealle vastaanottajalle.
• Lähetysten palauttaminen.
• Reklamaatioiden tai asiakaspalveluumme tehtyjen yhteydenottojen käsitteleminen.
• Markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen muun muassa postitse, sähköpostitse ja tekstiviestillä sillä edellytyksellä, että olet antanut siihen suostumuksesi. Voit kieltäytyä vastaanottamasta uusia viestejä kussakin sähköpostiviestissä tai tekstiviestissä olevasta linkistä tai ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta.
• Asiakastutkimusten, kuten asiakastyytyväisyyskyselyiden, tekeminen.
• Petosten, huijausten ja PostNordin palveluiden väärinkäytön ehkäiseminen ja havaitseminen sekä niihin puuttuminen.
• Jokaisen toimitiloissamme oleskelevan tai asioivan henkilön turvallisuuden varmistaminen kameravalvonnalla.
• Anonymisoitujen tilastojen laatiminen PostNordin palveluiden käytöstä.
• PostNordin palveluiden ja niiden tarjoamiseen tarvittavien teknisten alustojen ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja parantaminen.

 

Kun vierailet Digitaalisissa kanavissamme ja kun käytämme evästeitä

Kun vierailet Digitaalisissa kanavissamme tai käytät niitä, keräämme tietoja, jotka olet itse päättänyt antaa meille. Näitä ovat esimerkiksi nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut tunnistetiedot.

Voimme myös käsitellä tietoja siitä, miten käytät Digitaalisia kanaviamme, kuten tapahtumahistoriaan liittyviä tietoja ja teknisiä tietoja laitteistasi, joilla käytät PostNordin Digitaalisia kanavia. Näitä ovat esimerkiksi IP-osoite, yksilöllinen laitetunnus ja verkkoselaimen tyyppi.

PostNord tarjoaa lisäksi joitakin palveluita, joiden käyttö edellyttää, että PostNord saa pääsyn mobiililaitteesi (esimerkiksi matkapuhelimen tai tabletin) tietoihin. Tämä voi koskea kuvia, yhteystietoja, äänitteitä ja sijaintitietoja. PostNord ei koskaan kerää sellaista tietoa, jonka keräämiseen et ole antanut erikseen suostumustasi.

PostNord käyttää useissa Digitaalisissa kanavissaan niin sanottuja evästeitä. Evästeiden avulla kerätään tietoa siitä, miten käytät kyseistä Digitaalista kanavaa. Lisätietoa PostNordin Digitaalisissa kanavissaan käyttämistä evästeistä ja niiden poistamisesta on saatavilla PostNordin evästekäytännöstä.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Digitaalisten kanaviemme tarjoaminen, ylläpitäminen, testaaminen ja parantaminen.
• Tuen tarjoaminen mahdollisissa ongelmatilanteissa, jotka koskevat Digitaalisia alustojamme.
• Markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen muun muassa postitse, sähköpostitse ja tekstiviestillä. Voit kieltäytyä vastaanottamasta uusia viestejä kussakin sähköpostiviestissä tai tekstiviestistä olevasta linkistä tai ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta.
• Kävijöiden analysoiminen ja ryhmitteleminen heidän valintojensa, priorisointiensa ja mieltymystensä perusteella eli niin sanottu profiloiminen, jonka tarkoituksena on tarjota sinulle räätälöityä olennaista tietoa, kuten suosituksia, mainoksia ja tarjouksia. On myös mahdollista, että PostNordin ja konsernin yhtiöiden eri Digitaalisten kanavien käyttöä koskevat tietosi yhdistetään tätä tarkoitusta varten sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi.
• Raporttien luominen, markkinointikampanjoiden seuranta ja anonymisoitujen tilastojen laatiminen Digitaalisten kanaviemme käytöstä; IT-järjestelmiemme hallinnoiminen, kehittäminen ja testaaminen, jotta voidaan varmistua Digitaalisten kanaviemme korkeasta laadusta sekä havaita ja estää turvallisuuteen kohdistuvat hyökkäykset, kuten virukset.

Mukautettujen kohderyhmien luominen, jotta voimme lähettää sinulle räätälöityjä tarjouksia ja mainoksia PostNordin Digitaalisissa kanavissa, sillä edellytyksellä, että olet antanut suostumuksesi tähän. Voit milloin tahansa perua suostumuksesi käyttämällä suostumuksen perumistyökaluja siinä Digitaalisessa kanavassa, jossa kohdistettua markkinointia ja mainontaa esiintyy. Jos tällaisia työkaluja ei ole käytettävissä, voit perua suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta

Kun osallistut markkinointitoimiin, kilpailuihin ja asiakastutkimuksiin

Mikäli osallistut järjestämiimme kilpailuihin, asiakastutkimuksiin tai muihin markkinointitoimiin, käsittelemme esimerkiksi yhteystietoja, kilpailuosallistumisten sisältöjä, mielipiteitä, mieltymyksiä ja muita antamiasi henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tarkoituksissa:

• Markkinointitoimien, kilpailujen tai asiakastutkimusten hallinnoiminen, mukaan lukien yhteyden ottaminen sinuun ja mahdollisten palkintojen luovuttaminen.
• Tiedottaminen uusista markkinointitoimista, kilpailuista ja asiakastutkimuksista.
• Markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen muun muassa postitse, sähköpostitse ja tekstiviestillä. Voit kieltäytyä vastaanottamasta uusia viestejä kussakin sähköpostiviestissä tai tekstiviestissä olevasta linkistä tai ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä annettavien yhteystietojen kautta.
• Anonymisoitujen tilastojen laatiminen markkinointitoimista, kilpailuista ja asiakastutkimuksista, jotta voimme parantaa palveluitamme.
• PostNordin palveluiden ja niiden tarjoamiseen tarvittavien teknisten alustojen ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja parantaminen.

 

Kun olet meihin yhteydessä ja kommunikoit kanssamme muulla tavalla

Kun olet meihin yhteydessä esimerkiksi asiakaspalvelutoimintojen kautta, käsittelemme yhteydenottoosi liittyviä tietoja. Jos vierailet sosiaalisen median tileillämme tai otat meihin yhteyttä niiden kautta (Facebookin ja Twitterin kaltaiset kolmansien osapuolten alustat), PostNord voi myös vastaanottaa profiiliasi ja alustalla käymääsi vuorovaikutusta koskevia tietoja kyseisen alustajan tarjoajalta.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Yhteydenpito kanssasi ja asiakaspalvelumme, sähköpostilomakkeidemme ja sosiaalisen median tiliemme kautta tekemiesi yhteydenottojen hallinnoiminen.
• Puheluiden ja keskustelujen analysoiminen viestintämme parantamiseksi sekä oman turvallisuutesi ja toimintamme ja henkilökuntamme turvallisuuden varmistamiseksi.
• Anonymisoitujen tilastojen laatiminen PostNordin viestintätoimintojen käytöstä.
• PostNordin palveluiden ja niiden tarjoamiseen tarvittavien teknisten alustojen ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja parantaminen.

Henkilötietojen poistaminen

Käsittelemme henkilötietojasi vain siihen asti, kunnes tietojen käsittelyn tarkoitus on täyttynyt tai kunnes PostNordin lailliset velvollisuudet on täytetty. Sen jälkeen poistamme henkilötietosi poistokäytäntömme tai tietojen poistamista koskevien sisäisten ohjeiden mukaisesti.

 

Laillinen peruste henkilötietojesi käsittelyyn

PostNord käsittelee henkilötietojasi aina voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Käsittelemme henkilötietojasi, kun se on välttämätöntä kanssasi tekemämme sopimuksen kannalta, vastataksemme asiakaspalvelulle esittämiisi kysymyksiin tai kun meillä on henkilötietojesi käsittelyyn jokin muu oikeutettu peruste, kuten Digitaalisten kanaviemme kävijöille suunnattu markkinointi tai palveluidemme kehittäminen.

Mikäli PostNord käsittelee henkilötietojasi sellaiseen tarkoitukseen, joka voimassa olevan lainsäädännön mukaan edellyttää hyväksyntääsi, varmistamme hyväksyntäsi etukäteen pyytämällä sinua yleensä napsauttamaan valintaruutua. Käsittelemme henkilötietojasi myös silloin, kun meillä on siihen laillinen velvollisuus.

 

Henkilötietojen suojaaminen

PostNord ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojesi käsittelyssä sekä ryhtyy asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin turvallisuustoimenpiteisiin suojatakseen henkilötietojasi asiattomalta pääsyltä, muuttamiselta, levittämiseltä tai hävittämiseltä.

Henkilötietojen luovuttaminen

PostNord voi valtuuttaa ulkoisia yhteistyökumppaneita ja toimittajia suorittamaan toimeksiantoja PostNordille, esimerkiksi tuottamaan IT-palveluita tai maksuratkaisuja tai auttamaan markkinoinnissa, analysoinnissa tai tilastoinnissa. Osana näiden palveluiden suorittamista PostNordin yhteistyökumppaneilla, niin EU:n ja ETA:n sisällä kuin niiden ulkopuolella, voi olla pääsy henkilötietoihisi.

Yritykset, jotka käsittelevät henkilötietoja PostNordin puolesta, allekirjoittavat aina sopimuksen PostNordin kanssa, jotta henkilötietojesi korkea suojaustaso voidaan varmistaa. EU:n/ETA:n ulkopuolella toimivien yhteistyökumppaneiden osalta ryhdytään erityisiin suojaustoimenpiteisiin. Tällaisiin lukeutuvat esimerkiksi solmitut sopimukset, jotka sisältävät tiedonsiirtoa koskevia standardoituja mallilausekkeita, jotka Euroopan komissio on laatinut ja jotka ovat saatavilla komission verkkosivuilta.

PostNord voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten poliisille tai muulle viranomaiselle, jos kyse on rikoksen selvittämisestä tai jos olemme muuten velvoitettuja luovuttamaan kyseiset tiedot lain tai viranomaispäätöksen nojalla.

Ulkoiset linkit

Tämä yksityisyydensuojakäytäntö koskee muun muassa sellaisia tietoja sinusta, joita PostNord käsittelee Digitaalisissa kanavissaan. PostNordin Digitaaliset kanavat voivat joskus sisältää linkkejä ulkoisille verkkosivustoille tai palveluihin, joita me emme valvo. Mikäli siirryt ulkoiselle verkkosivustolle tällaisen linkin kautta, suosittelemme, että tutustut kyseistä sivustoa koskevaan tietosuojakäytäntöön ja evästekäytäntöön.

Lapsia koskevien henkilötietojen käsittely

PostNordin Digitaalisia kanavia tai palveluita ei ole suunnattu lapsille, eikä PostNord siksi tietoisesti kerää lapsia koskevia henkilötietoja. Jos saat lapsesi huoltajana tietoosi, että lapsesi on ilmoittanut henkilötietoja PostNordille, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä jäljempänä ilmoitettuun osoitteeseen voidaksesi käyttää lapsesi oikeutta esimerkiksi tietojen korjaamiseen tai poistamiseen.

Yhteystiedot

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on se PostNord-yhtiö, joka ilmoitetaan käyttämäsi palvelun ehdoissa, vierailemallasi Digitaalisella kanavalla tai muussa yhteydessä. Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten PostNord käsittelee henkilötietojasi, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:

PostNord Oy

Tietosuojavastaava

Firdonkatu 2 T  81, 00520 Helsinki

Sähköposti: dataprotection.fi@postnord.com

 

Mikäli haluat lisätietoa muiden PostNord-konserniin kuuluvien yhtiöiden rekisterinpitäjistä tai kyseisten tahojen yhteystiedot, ota yhteyttä PostNord-konsernin tietosuojavastaavaan sähköpostitse tai postitse:

PostNord AB

Data Protection Officer

105 00 Stockholm

Sähköposti: dataprotectionofficer@postnord.com

Jos olet yritysasiakas, voit myös olla yhteydessä PostNordin asiakaspalveluun tai vastaavaan myyjään.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat oikeutesi

Sinulla on seuraavat henkilötietojasi käsittelevään yhtiöön liittyvät oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (ote tallennetuista henkilötiedoista) – oikeus saada vahvistus ja tieto siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään.
• Oikeus oikaista tietoja – oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen.
• Oikeus poistaa tiedot – oikeus pyytää tietojen poistamista. Tämä oikeus rajoittuu sellaisiin tietoihin, joita saa lain mukaan käsitellä vain suostumuksellasi, jos perut suostumuksesi ja vastustat tietojesi käsittelyä.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä – oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli käsittely tapahtuu perustellun yleistä etua koskevan syyn pohjalta tai suoramarkkinointitarkoituksessa.
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä – oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi, jos kiellät tietojen oikeellisuuden. Sinä aikana, kun tietojen oikeellisuus varmistetaan, PostNordilla on rajoitettu pääsy tietoihin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle. Tämä oikeus on rajoitettu niihin tietoihin, jotka olet itse antanut meille.

Jos PostNord ei mielestäsi käsittele henkilötietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, sinulla on myös oikeus tehdä valitus asianmukaiselle valvontaviranomaiselle. Mikäli olet epävarma siitä, minne valitus tulisi tehdä, tietosuojavastaavamme auttaa sinua.

Jos haluat käyttää jotakin edellä mainituista oikeuksistasi tai saada lisätietoa tietystä oikeudesta ja oikeuksien käyttämisen edellytyksistä, ota meihin yhteyttä edellä annettujen yhteystietojen kautta. 

Yksityisyydensuojakäytännön muuttaminen

PostNord voi tehdä ajoittain muutoksia tähän yksityisyydensuojakäytäntöön. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla PostNordin verkkosivuilta.

 

[1]Euroopan unionissa ja Euroopan talousalueella on voimassa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 016/679, annettu 27. päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).