TA-järjestelmän avulla kuljetukset täydelliseen valvontaan

Mikä on TA-järjestelmä ja miten se toimii?

Yksinkertaisesti sanottuna TA-järjestelmä on tietojärjestelmä, jota kuljetusyrityksessä käytetään kuljetusten kirjaamiseen, lähetysluetteloiden tulostamiseen ja lähetysten jäljittämiseen.

Monilla kuljetusalan yrityksillä on oma TA-järjestelmänsä, jota voidaan käyttää vain kyseisen kuljetusyrityksen kirjauksiin. Usein kyse on ilmaisesta perusohjelmasta, ja lisätoiminnallisuuksista on maksettava erikseen.

On olemassa myös riippumattomia TA-järjestelmiä, joita useimmat suuret kuljetusyritykset käyttävät. Tämä on kätevää niiden yritysten kannalta, jotka käyttävät monen eri kuljetusyrityksen palveluita.

Kirjaaminen tapahtuu TA-järjestelmässä siten, että asiakas kirjautuu ohjelmaan ja ilmoittaa kaikki lähetykseen liittyvät tiedot, kuten osoitteen, painon, koon, valitun kuljetuspalvelun ja lähetyksen ilmoitustavan. Kaikki tiedot lähetetään kuljetusyritykseen elektronisen tiedonsiirtojärjestelmän EDI:n välityksellä. Järjestelmä luo samalla lähetyslomakkeen, jonka asiakas tulostaa ja kiinnittää lähetykseen, ennen kuin kuljetusyritys noutaa sen.

Tietojen naputteleminen järjestelmään käsin ei kuitenkaan ole kannattavaa suurelle yritykselle. Siksi TA-järjestelmä yhdistetään yleensä muihin järjestelmiin, kuten verkkokauppa- tai tilausjärjestelmään. Silloin TA-järjestelmä luo automaattisesti kuljetustilauksen ja lähetysluettelon heti, kun tilausjärjestelmään tulee uusi tilaus. Toinen vaihtoehto on viedä tilauslista TA-järjestelmään esimerkiksi päivän lopussa.

Muita TA-järjestelmän etuja on, että sen avulla voi tarkistaa, ovatko postinumerot oikein, onko kyseiseen postinumeroon tarjolla kuljetuspalvelua ja millaiset ilmoitusvaatimukset ovat. Jos se kaikki tehdään käsin, tulee helposti virheitä.

Syntyvät säästöt ovat lisäetu, ja usein toimituksia pystyy seuraamaan koko matkan aina vastaanottajalle asti. Osa yrityksistä haluaa analysoida TA-järjestelmän aiempia tapahtumia nähdäkseen, ovatko kuljetusyrityksen palvelut korkealaatuisia ja mitkä ovat yleisimpiä syitä virheisiin ja laatupalveluista poikkeamisiin.