Työpäiväkokemus koostuu monista palasista – Työntekijälle tärkeää on vaikuttaminen ja viestintä

Vuorovastaava Juhani Lemmetyisen työvuoro alkaa PostNordin Turun terminaalissa aina samalla tavalla: kartoittamalla, mitä tuleva vuoro näyttää tuovan tullessaan.

– Vuoronvaihdossa käydään aina edellisten vuorolaisten kanssa läpi, mikä tilanne terminaalissa kulloinkin on. Silloin selviää, onko odotettavissa esimerkiksi poikkeamia, kuten vaikkapa myöhässä saapuneita kärryjä, hän kuvailee.

Vastaavan on tärkeää saada kokonaiskuva, jotta hän osaa järjestellä työn tahtia ja taakkaa oman vuoronsa työntekijöille. Koska lopettava ja aloittava vuoro ovat tunnin verran paikalla samaan aikaan, Lemmetyisellä on yleensä tilaisuus kiertää terminaalia ja suunnitella, mistä on järkevää aloittaa ja minne työvoimaa tarvitaan.

Kokonaisuuden ymmärtäminen ja kaiken tarvittavan tiedon saaminen ajallaan tarkoittaa, että päivä lähtee liikkeelle sujuvasti. Koordinoitavaa riittää, sillä esimerkiksi öisten lääkelähetysten lajitteluun tarvitaan välittömästi useita käsipareja, eikä aamukuljettajilla ole aikaa jäädä odottelemaan.

Työpäiväkokemus on osa hyvinvointia

Vuorovastaavana Lemmetyisellä on suuri rooli myös työkavereidensa työpäivän sujuvuuden takaamisessa. Vuorosuunnittelulla pyritään siihen, että kukin työntekijä on oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja tauot rytmitetään oikein. Näin vältetään sekä tyhjäkäynti että se, että jollekulle kohdistuu kohtuutonta kuormitusta – toisin sanoen pyritään takaamaan kullekin hyvä työpäiväkokemus.

Työpäiväkokemus on työelämäkeskusteluun ilmestynyt termi, jolla tarkoitetaan työntekijän kokemusta työpäivästä. Kyse ei ole siitä, millaista konkreettista kokemusta päivän työt kerryttävät, vaan siitä, millaisena työntekijä päivänsä kokee: esimerkiksi kuormittavana, palauttavana, opettavaisena tai turhauttavana.

Jotkut pitävät työpäiväkokemusta työhyvinvointia parempana terminä ja perustelevat sitä sillä, ettei ihmisen hyvinvointia voi erottaa työ- ja vapaa-aikaan. Helsingin yliopiston valtiotieteellisen tiedekunnan yliopistonlehtori ja Työelämän tutkimusyhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Markku Sippola huomauttaa, että toki vapaa-ajan ongelmat heijastuvat työhön, ja vastaavat työn ongelmat voivat läikkyä vapaa-ajalle. Yksinkertainen niiden suhde ei kuitenkaan ole.

– Toisaalta työ on joillekuille turvapaikka eli esimerkiksi pääsy vapaalle ongelmallisesta kotielämästä tai ihmissuhteista. Jos vaikutussuhteita aletaan pohtia, vyyhti on laaja.

Viestintää moneen suuntaan

Myönteinen työpäiväkokemus edellyttää, että asiat työpaikalla ovat kunnossa. Sippola kertoo, että tutkimuksen mukaan työn laatuun vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhön, työn turvallisuus, palkkaus sekä työn raskaus ja intensiteetti.

Työntekijän äänen kuulemiseen ja kuulumiseen sisältyy sekä vaikuttamista että viestintää.

– Tutkimuksissa on havaittu, että työntekijä haluaa vaikuttaa esimerkiksi työaikoihin ja työn tekemisen tapoihin. Toinen asia on se, että tulee kuulluksi, eli palaute otetaan huomioon ja työpaikalla voidaan neuvotella hyvässä hengessä.

Tärkeää on myös tiedon kulku. PostNordin Lemmetyinen kertoo, että eniten työpäivää sotkee se, jos vaikkapa tieto poikkeamasta tai muuttuneesta käytännöstä ei kulje seuraavalle vuorolle tai tavoita oikeita ihmisiä.

– Jos jotakin jää illalla hoitamatta, se siirtyy yövuorolle, ja jos yössä ei siksi ehditä kaikkea, sama on vastassa aamulla. Näin syntyy helposti lumipalloefekti, joka valuu vuorolta toiselle.

Puutteellisen kommunikaation aiheuttamat ongelmat harmittavat senkin vuoksi, että ne olisivat yleensä vältettävissä. Muuttuvia tilanteita kun tulee joka tapauksessa vastaan.

– Esimerkiksi äkillinen lumipyry voi vaikeuttaa työntekoa, kun niin pienet kuin isotkin kärryt sutivat pihalla eivätkä välttämättä edes pääse laitureille, Lemmetyinen sanoo.

Toiveita kuullaan

Lemmetyinen haluaa omalta osaltaan helpottaa myös seuraavien vuorolaisten työtä antamalla tarvittavat tiedot töihin tuleville vuorovastaaville. Samoin hän pyrkii omien kollegoidensa kanssa siihen, että kuorma jakaantuu tasaisesti ja työtehtävissä on vaihtelua.

Mahdollisista ongelmatilanteista Lemmetyinen on yhteydessä esihenkilöihinsä, ja hän kokee tulevansa kuulluksi. Viestintää on myös pyritty lisäämään organisaation sisällä esimerkiksi joka vuoron kanssa pidettävillä viikkopalavereilla sekä vuoron alun ”day starteilla” eli aloituskokoontumisilla.

– Toiveet pyritään aina ottamaan huomioon ja koitamme varmistaa, että esiin tuotuihin kysymyksiin saataisiin nopeasti vastaukset.

Poikkeamat ja sekaannukset voivat näkyä myös asiakkaille, jos ne aiheuttavat esimerkiksi viivästyksiä toimituksissa. Lemmetyinen uskoo, että hyvissä työoloissa työkavereilla on motivaatiota ja oma-aloitteisuutta, mikä auttaa myös paremman asiakaskokemuksen tarjoamisessa.

Hyvä työnantaja katsoo eteenpäin

Tutkija Sippola sanoo, että puutteet työoloissa eivät automaattisesti vaikuta asiakaskokemukseen.

– Perinteisesti asiakkaalle ei kuulu näkyä, jos firmassa on vaikkapa huono johtamisjärjestelmä. Ihminen on myös hyvä peittämään huonovointisuutta töissä.

Yleisessä palvelukulttuurissa esimerkiksi huono johtaminen voi kuitenkin näkyä, jolloin myös asiakkaalle voi välittyä tuntuma, ettei kaikki ole mallillaan. Sippola huomauttaakin, että työpaikoilla nimenomaan johtamisella on valtava merkitys työhyvinvoinnille.

Suomalaisittain asiat ovat Sippolan mielestä pääosin hyvissä kantimissa. Esimerkiksi toimivia palautejärjestelmiä ja keskinäistä luottamusta työpaikalla pidetään tärkeinä asioina, ja ne kytkeytyvät työntekijöiden kokemiin vaikutusmahdollisuuksiin omassa työssään. Muun muassa omiin työaikoihin vaikuttaminen on merkittävä tekijä työhyvinvoinnissa ja työelämän laadussa sekä työn ja vapaa-ajan yhdistämisessä.

Eteenpäin katsovat työnantajat pyrkivät vastaamaan haasteisiin jo ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi. Sippola sanoo, että trendeistä esimerkiksi digitalisaatio, työn monipaikkaistuminen ja monimuotoistuminen sekä työpaikkojen monikulttuurisuus vaikuttavat siihen, millaisia tulevaisuuden työpaikkamme ovat ja mitä niiltä vaaditaan.

Kaikkea ei voi kuitenkaan etukäteen ennustaa, joten muutosten edessä tarvitaan joustavuutta.

– Sanon aina, että se, joka väittää tietävänsä, millainen työelämä kymmenen vuoden päästä on, valehtelee.