Information om personuppgiftsbehandling vid rekrytering

1. Allmänt

PostNord Oy, Firdogatan 2 T  81, 00520 Helsingfors, Tel. 010 572 8080, är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med (dvs. varför) och medlen (dvs. hur) för behandlingen av dina personuppgifter. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter: dataprotection.fi@postnord.com.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

2.1 När du ansöker om en tjänst hos oss eller gör en intresseanmälan/spontanansökan, behandlar vi följande uppgifter under vår rekryteringsprocess:

• Namn och kontaktuppgifter
• CV och personligt brev
• Intyg från tidigare och/eller nuvarande arbetsgivare, betyg från studier och ev. andra intyg/certifikat, som t.ex. körkort, i den mån det är relevant för tjänsten
• Kontaktuppgifter till referenser och information/uppgifter som lämnas av referenser
• Noteringar från intervjun och annan korrespondens under rekryteringsförfarandet
• Resultat från ev. tester och bakgrundskontroll i den mån det är relevant för tjänsten
• Bild (om det ingår i din ansökan eller om du laddar upp det i vårt rekryteringsverktyg)
• LinkedIn-profil (för det fall du väljer att ansöka om tjänsten via din LinkedIn-profil)

2.2 Om du har frågor om hur rekryteringsförfarandet ser ut för just den tjänsten som du söker (och därmed vilka uppgifter som kommer att behandlas, om några tester kommer att genomföras, etc.) är du välkommen att höra av dig till ansvarig rekryterare (om sådan information inte finns i annonsen kan du höra av dig via uppgifterna ovan).

3. För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

3.1 Dina uppgifter behandlas för rekryteringsändamål.

3.2 Om du har en intressant och passande profil kallar vi dig till intervju och för vissa tjänster görs ett personlighetstest för att se hur du skulle passa in i vår organisation. För de tjänster som kräver viss erfarenhet eller kunskap, kan vi även komma att genomföra kunskapstester i syfte att säkerställa att du har den kompetens vi efterfrågar.

4. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

4.1 Om du söker en annonserad tjänst, blir erbjuden tjänsten och börjar jobba hos oss, raderas de uppgifter som inte krävs för anställningsförhållandet, resterande uppgifter bevaras i enlighet med vår privacy policy för anställda och konsulter. Om du inte blir erbjuden tjänsten sparar vi uppgifterna i sex månader för rekryteringsändamål, dvs. för att se om vi, under den perioden, kan erbjuda dig en annan tjänst som passar din profil.

4.2 Om du gör en intresseanmälan/spontanansökan (dvs. inte söker en annonserad tjänst) eller sparas uppgifterna i två år för att vi ska se om vi, under den perioden, kan erbjuda dig en tjänst som passar din profil. Om du blir erbjuden en tjänst och börjar jobba hos oss, raderas de uppgifter som inte krävs för anställningsförhållandet, resterande uppgifter bevaras i enlighet med vår privacy policy för anställda och konsulter. Om du inte blir erbjuden en tjänst under denna tvåårsperiod raderas dina uppgifter när perioden löpt ut. Du är dock varmt välkommen att göra en intresseanmälan/ spontanansökan på nytt efter att perioden löpt ut.

5. Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter med stöd av ett berättigat intresse. Det innebär att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina uppgifter för ett visst ändamål (rekryteringsändamål) och behandlingen bedöms inte kränka din integritet.

6. Utlämnande av personuppgifter

6.1 PostNord är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter. Bolag utanför PostNord-koncernen kan dock ta del av personuppgifterna i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, t.ex. rekryteringskonsulter eller vid administration eller support av våra IT-system. Ett sådant exempel är företaget som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg. Genom avtal med dessa bolag säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. 

6.2 Om ett sådant bolag befinner sig utanför EU/EES, kommer vi att vidta särskilda skyddsåtgärder, t.ex. ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

6.3 Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. Skatteverket eller om vi annars är skyldiga att lämna ut uppgifter med stöd av lag eller myndighetsbeslut. Vi delar även uppgifter inom koncernen för rekryteringsändamål. Om vi skulle lämna ut uppgifterna till någon annan part än de som beskrivs här, informerar vi om det i platsannonsen eller liknande.

7. Dina rättiheter och val 

7.1 När vi behandlar dina personuppgifter har du, under vissa förutsättningar, särskilda rättigheter. Dessa är:

• Rätt till tillgång (registerutdrag), dvs. rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter samt en kopia av de uppgifter som vi behandlar om dig
• Rätt till rättelse (rätt att få felaktiga uppgifter rättade) och radering av uppgifter
• Rätt till dataportabilitet, dvs. rätt att begära att dina uppgifter flyttas från oss till annat bolag
• Rätt att återkalla ditt samtycke (för det fall någon behandling under rekryteringsförfarandet sker med stöd av samtycke) - notera dock att återkallandet inte påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycke innan det återkallades
• Rätt till att begära begränsning av vår behandling eller invända mot vår behandling
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag

7.2 För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna, och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via uppgifterna ovan.