Tietoja henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnin yhteydessä

1. Yleistä

1.1 PostNord Oy, Firdonkatu 2 T  81, 00520 Helsinki, Puh. 010 572 8080 yhtiön on suorittamamme tai puolestamme suoritetun käsittelyn rekisterinpitäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että määrittelemme henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksen (eli miksi tietoja käsitellään) ja tavat (eli miten tietoja käsitellään). Jos sinulla on kysyttävää tai jos haluat lisätietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä seuraavien yhteystietojen kautta: dataprotection.fi@postnord.com.

2. Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

2.1 Kun haet meiltä töitä, ilmaiset kiinnostuksesi yhtiötämme kohtaan tai jätät oma-aloitteisen hakemuksen, käsittelemme rekrytointiprosessimme yhteydessä seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot
• ansioluettelo ja henkilökohtainen hakemuskirje
• aiempien ja/tai nykyisten työnantajien antamat todistukset, tutkintotodistukset ja kaikki muut todistukset/luvat, kuten ajokortti, siinä laajuudessa kuin ne liittyvät työhön
• suosittelijoiden yhteystiedot ja suosittelijoiden antamat tiedot/lausunnot
• haastattelumerkinnät ja muu yhteydenpito rekrytointiprosessin aikana
• mahdolliset testitulokset ja taustatarkastusten tulokset siinä laajuudessa kuin ne liittyvät työhön
• valokuva (jos se sisältyy hakemukseesi tai jos lataat sen rekrytointityökalumme avulla)
• LinkedIn-profiili (jos haet työtä LinkedIn-profiilisi välityksellä).

2.2 Jos sinulla on kysyttävää hakemaasi työpaikkaan liittyvästä rekrytointimenettelystä (ja näin ollen siitä, mitä tietoja käsitellään, mitä kokeita suoritetaan jne.), voit olla yhteydessä vastuussa olevaan rekrytoijaan (jos ilmoituksessa ei ole näitä tietoja, voit ottaa meihin yhteyttä edellä mainittujen yhteystietojen kautta).

3. Mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkiötietojasi?

3.1 Henkilötietojasi käsitellään rekrytointitarkoituksia varten.

3.2 Jos sinulla on mielenkiintoinen ja sopiva profiili, kutsumme sinut haastatteluun. Joidenkin työpaikkojen osalta tehdään myös persoonallisuustesti, jonka avulla arvioidaan soveltuvuutesi organisaatioon. Tietynlaista kokemusta tai osaamista edellyttävien palvelujen osalta saatamme myös pyytää sinua suorittamaan osaamistasi testaavan kokeen sen varmistamiseksi, että omaat tarvitsemamme taidot.

4. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

4.1 Jos haet ilmoitettua työpaikkaa, tulet valituksi ja aloitat työskentelyn yhtiössämme, työsuhteen kannalta tarpeettomat tiedot poistetaan, kun taas jäljelle jääviä tietoja säilytetään työntekijöitä ja konsultteja koskevan tietosuojakäytäntömme mukaisesti. Jos sinua ei valita työhön, säilytämme tietoja kuusi kuukautta rekrytointitarkoituksia varten, jotta voimme arvioida, voimmeko tarjota sinulle kyseisen ajanjakson aikana muuta työpaikkaa, joka vastaa profiiliasi.

4.2 Jos ilmaiset kiinnostuksesi tai toimitat oma-aloitteisen hakemuksen (eli et hae tiettyä ilmoitettua työpaikkaa), tietojasi säilytetään kaksi vuotta, jotta voimme arvioida, voimmeko tarjota sinulle kyseisen ajanjakson aikana muuta työpaikkaa, joka vastaa profiiliasi. Jos sinulle tarjotaan töitä ja aloitat työskentelyn yhtiössämme, työsuhteen kannalta tarpeettomat tiedot poistetaan, kun taas jäljelle jääviä tietoja säilytetään työntekijöitä ja konsultteja koskevan tietosuojakäytäntömme mukaisesti. Jos sinulle ei tarjota töitä näiden kahden vuoden aikana, tietosi poistetaan, kun kyseinen ajanjakso on päättynyt. Voit kuitenkin ilmaista uudelleen kiinnostuksesi tai toimittaa uuden oma-aloitteisen hakemuksen, kun kyseinen ajanjakso on päättynyt.

5. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella. Tämä tarkoittaa sitä, että meillä on oikeutettu etu tietojesi käsittelyyn tiettyä tarkoitusta (rekrytointia) varten ja ettei käsittelyn katsota loukkaavan yksityisyyttäsi.

6. Henkilötietojen luovuttaminen eteenpäin

6.1 PostNord rajoittaa henkilötietojesi luovuttamista eteenpäin. PostNord-konsernin yritysten ulkopuoliset yritykset voivat kuitenkin saada henkilötietoja, kun ne tarjoavat käyttöömme palveluja, kuten rekrytointikonsultteja, tai kun ne hallinnoivat tai tukevat tietoteknisiä järjestelmiämme. Tällainen on esimerkiksi yritys, joka tarjoaa rekrytointityökalun käyttöömme. Varmistamme näiden yritysten kanssa tekemiemme sopimusten avulla, että henkilötietojesi suojaamisen korkea taso säilytetään. 

6.2 Jos tällainen yritys sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella, ryhdymme erityisiin turvallisuustoimiin esimerkiksi solmimalla sellaiset tiedonsiirtosopimukset, jotka sisältävät Euroopan komission hyväksymät ja Euroopan komission verkkosivustolla saatavilla olevat vakiomuotoiset tiedonsiirtolausekkeet.

6.3 Voimme myös paljastaa henkilötietojasi viranomaisille, kuten Ruotsin verovirastolle, tai jos meidän on muutoin paljastettava tietoja lain tai viranomaisen päätöksen nojalla. Jaamme myös tietoja konsernin sisällä rekrytointitarkoituksia varten. Jos luovutamme tietoja mille tahansa muulle kuin tässä asiakirjassa kuvatulle osapuolelle, ilmoitamme asiasta sinulle työpaikkailmoituksessa tai muulla vastaavalla tavalla.

7. Oikeutesi ja valintasi

7.1 Kun käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on tietyissä tilanteissa tiettyjä oikeuksia. Sinulla on seuraavat oikeudet:

• oikeus saada pääsy tietoihin (rekisteriote) eli oikeus saada vahvistus ja tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja kopio käsittelemistämme henkilötiedoistasi
• oikeus oikaista tietoja (oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua) ja poistaa tiedot
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus pyytää, että henkilötietosi siirretään meiltä toiselle yritykselle/rekisterinpitäjälle
• oikeus peruuttaa suostumus (jos rekrytointiprosessin yhteydessä tapahtuva käsittely perustuu suostumukseesi) ottaen kuitenkin huomioon, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sellaisen käsittelyn laillisuuteen, joka toteutettiin suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista
• oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa niiden käsittelyä
• oikeus jättää valitus viranomaisille, jos emme mielestäsi käsittele henkilötietojasi lain mukaisesti.

7.2 Jos haluat käyttää jotakin oikeuttasi tai saada lisätietoja niistä tai oikeuksien käyttämisen edellytyksistä, ota meihin yhteyttä edellä mainittujen yhteystietojen kautta.